Mail merge office word dengan google sheet

Mungkin ada di suatu waktu kita bersama …. eh ko jadi lirik lagu… maksudnya bro suatu saat perlu ingin membuat form secara online namun nantinya form tersebut dapat diolah / dibuat laporan dengan format word. Biasanya membuat form online ini dapat menggunakan form html yang bahasanya itu cukup ngjelimet bagi para newbie programmer ya… atau bro bisa pakai google form dalam merancang formnya (cara ini sangat mudah dilakukan).

sebelum kita masuk ke klimaks pembahasan, sekedar intermezo google form adalah fitur pembuatan formulir online yang sangat mudah untuk dilakukan. Hanya dengan beberapa pengaturan sederhana melalui fitur seret (drag and drop), selesailah form online anda. Asiknya google form ini gratis. Daripada anda membuat banyak pengaturan pada kode html, javascript atau php dan mengatur keamanan koding terhadap proses upload gambar, anda cukup menggunakan google form ini untuk form yang sederhana. Bahkan google form ini juga mendukung aktivitas pengisian data upload dengan berbagai jenis file baik pdf sampai gambar.

Google form menggunakan google sheet untuk menampung hasil pengisian / responden. Dari google sheet ini kita dapat memanfaatkan untuk bisa sebagai data sumber mail merge pada file office word kita. berikut prasyarat :

1. Google form yang sudah dibuat
2. File word dan excel (direkomendasikan office yang terpasang min versi 2016)

Oke bro kita lanjut simulasi.

1. Buat google form (sederhana ya)

2. Coba kita isikan form tersebut minimal dua isian

3. Buka file hasil dengan google sheet di kolom ini klik tanda kotak hijau palang putih:

anda akan dihantarkan pada halaman google sheet :

4.  Dari google sheet tersebut silahkan klik di tab File -> Publish to the web. Pilih popup dengan parameter kolom pilihan kemudian tekan tombol Publish akan muncul pop up berikut copikan url pada popup ini :

pada form tersebut jangan lupa pilih format document yang ingin dipublish menjadi Microsoft Excel (.xlsx)

Langkah selanjutnya adalah kita perlu melakukan sinkronisasi dari data google sheet (hasil dari response google form) ke file excel (ingat rekomendasi office 2016).

5. Mari kita buat file excel dengan nama sheet_sinkron.xlsx, silahkan buka file tersebut pada tab Data silahkan pilih New Query ->From Others Source -> From Web

6. silahkan lanjutkan pada pilihan Basic (ada dua pilihan basic atau advanced) akan tampil pop-up windows berikut. kemudian silahkan tekan tombol Edit

Apabila ternyata setelah di Load header di sheet excel berupa nama kolom misalnya Column 1, Column 2, dsb Kemudian tentukan bahwa baris pertama sebagai baris header dengan memilih opsi berikut :

opsi ini dilakukan agar nama kolom yang muncul di file excel sama seperti pada kolom yang dibuat. Jika tidak maka dapat dilanjutkan dengan menyimpan (Save) file excel tersebut berikan sheet_sync.xlsx

7. Langkah selanjutnya adalah kita perlu membuat file word dan menambahkan mail merge pada word tersebut. silahkan klik Mailings pada file word anda kemudian pilih Use an Existing List …. cek gambar berikut :

jika anda mengikuti langkah pada poin ini maka anda diminta memilih file yang berisi file excel yang sudah kita setting sebelumnya dengan nama sheet_sync.xlsx tadi. pilih file tersebut lalu isikan lah  kolom isian nama dengan memilih  pada tombol Insert Merge Field dan alamat juga ya..

jika sudah maka anda bisa melihat hasil dengan mengklik Tombol Preview Results dan menekan tombol simbol Next maka anda telah berhasil membuat office word mail merge dengan menggunakan google sheet.

Implementasi ini dapat diterapkan misalnya untuk form registrasi pendaftaran event, pengisian form biodata atau form lainnya secara online yang dibuat dengan google sheet kemudian anda dapat memanfaatkan hasil isian responden tersebut untuk diolah atau dianalisis baik dengan menggunakan excel maupun dengan menggunakan fitur Microsoft office Word.

Mungkin brow2 atau sista ada yang terlewat dari pembahasan diatas atau punya cara yang lebih canggih… sharing dong brow..